Se você é do tipo que boceja só de ouvir a palavra “reunião”, vai gostar de saber que é cada vez maior o número de profissionais que estão abandonando as tradicionais mesas ovais para dar uma volta, literalmente.
As reuniões de trabalho que ocorrem enquanto os funcionários caminham – walking meetings, em inglês – agradam a alguns dos maiores executivos do mundo da tecnologia, como Mark Zuckerberg, do Facebook, e Jack Dorsey, do Twitter.
E se tornaram virais depois que o gerente de inovações Nilofer Merchant falou dos benefícios em um TED (pequenas conferências transmitidas pela internet), em 2013. O vídeo foi assistido por mais de 1,7 milhão de pessoas, que imediatamente se identificaram com a ideia.
O presidente dos EUA, Barack Obama, também é apontado como um dos adeptos de reuniões com assessores e visitantes em meio a caminhadas ao redor da Casa Branca.
Reuniões sem fim costumam ser um sofrimento em muitos escritórios, uma espécie de provação profissional. E basta um encontro dar errado para o dia inteiro ser prejudicado.
Para lidar com o tédio dos funcionários, algumas empresas até adotaram reuniões em pé – na tentativa de apressá-las. Mas elas não resolveram totalmente o problema.
Foi aí que as reuniões em movimento começaram a fazer sucesso. Além dos benefícios da caminhada moderada para a saúde, o intervalo longe do computador e do telefone pode aumentar a criatividade e ajudar a resolver um problema coletivamente.
E, sem as distrações do Power Point e dos colegas que conversam paralelamente, sobra tempo e espaço para que as pessoas realmente dialoguem, criando uma maneira informal e construtiva de envolver todos em discussões importantes.
Existem até provas científicas de que a técnica funciona: um estudo da Universidade Stanford (EUA) feito em 2014 com 176 estudantes mostrou que aqueles que caminhavam em vez de ficarem sentados se saíram melhor em testes que avaliam o pensamento criativo.
“As pessoas se sentem mais confortáveis caminhando e a conversa tem uma qualidade melhor”, afirma Phil Jones, diretor da empresa de tecnologia Brother UK, da Grã-Bretanha, que adotou a prática há um ano. “Existe uma conexão humana maior.”
Mas como exatamente se faz uma reunião caminhando?
Para começar, planeje o trajeto com antecedência, para não se distrair com dúvidas sobre que caminho tomar. “É também uma maneira menos estressante e mais produtiva criar uma rota com um tempo determinado”, ensina Jones.
O empresário traçou um roteiro de 30 minutos perto da sede da companhia, em Manchester. Quando precisa de uma reunião mais longa, dá duas voltas no local.
Já Stephen Waddington, diretor da filial londrina da empresa de relações públicas Ketchum, sugere escolher apenas um assunto para discutir na reunião e desobrigar os participantes de fazer anotações. “Esse tipo de encontro em movimento não funciona quando é necessário debater uma longa lista de questões”, afirma.
Segundo Natalie Wilkins, orientadora de gestão que trabalha na Suíça, é melhor começar com um grupo de apenas duas ou três pessoas, para garantir que todas participem da conversa.
Quanto ao local, um parque ou outro lugar relativamente silencioso é ideal.
Temas delicados
Jones recomenda se concentrar em conseguir “uma boa conversa profunda”. Ele pede especificamente para que seus colegas deixem de lado celulares e outros aparelhos eletrônicos, mas termina o encontro em uma sala, durante uns dez minutos, para acertar os próximos passos do projeto.
A fórmula também funciona quando o tema da reunião é mais delicado. “Como as pessoas estão olhando para a frente, e não umas para as outras, e como o ambiente é menos privado, fica mais fácil lidar com questões mais sensíveis”, afirma Waddington.
Uma das desvantagens de fazer uma reunião andando é, obviamente, conseguir escutar os demais participantes. Por isso, Wikins recomenda não usar esse tipo de encontro para introduzir conceitos novos e complexos.
“Outro ponto importante é levar em consideração a habilidade física e a maneira como cada participante se veste”, lembra Ted Eytan, diretor do Centro de Saúde Total da Kaiser Permenente, em Vancouver, no Canadá, e que adotou esse tipo de reunião há dez anos.
Segundo ele, mesmo com chuva seus colegas se animam para as caminhadas. “A coisa mais chata do mundo é sentar em uma sala e ficar olhando para a cara de alguém por meia hora. Uma reunião andando se torna um momento agradável do dia.”
Fonte: Alina Dizik, da bbc.com – 07/05/2015
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