Proposta de termos padronizados para o setor de manipulação de um hospital público, terciário e de grande porte: um estudo de caso

Resumo

RESUMO

A informação torna-se parte fundamental para compreender o ambiente em que se está inserido. No âmbito da saúde, ela é essencial para gerir processos e a tomada de decisões que impliquem na qualidade e segurança ao paciente. Este trabalho teve como justificativa a necessidade de otimização do fluxo de informações relativas às prescrições e medicamentos manipulados do setor de manipulação. O objetivo principal deste estudo foi analisar o fluxo de informações e propor a padronização de informações para o setor de manipulação de um hospital público, terciário e de grande porte. Este trabalho configura-se como um estudo de caso cujo local analisado foi o Setor de Manipulação da Unidade de Farmacotécnica. Para o desenvolvimento da pesquisa foram realizadas as seguintes etapas: desenho do processo de manipulação por meio da elaboração de fluxograma realizado pelo software Visio ; a coleta das informações envolvidas nos processos do setor de manipulação através dos campos de cabeçalho de planilhas eletrônicas, arquivos de etiquetas e prescrições eletrônicas, coletando-se ao total 29 tipos diferentes de arquivos de fontes internas e externas ao setor; a elaboração de termos padronizados, realizadas a partir do agrupamento de semelhança das informações; a tabulação das informações com utilização da ferramenta de tabela dinâmica do Planilhas Google . Os resultados obtidos foram: a constatação da complexidade das fontes de informação coletadas e a quantidade de etapas manuais e de transcrição evidenciadas no fluxograma; o resultado de 88 termos padronizados e 580 campos, do qual os termos “Modo de Uso”, “Posologia”, “Data de Validade” e “Paciente”, com 31, 30, 25 e 23 valores, respectivamente, foram os mais recorrentes; que na análise da matriz de correlação evidenciou-se que a fonte de arquivo “Ordem de Manipulação” continha 310 campos, seguido da fonte de arquivo “Repositório de Rótulos de Medicamentos” com 88 campos e que dentre os termos padronizados, o termo “Medicamento” obteve maior relação entre as planilhas do setor, aparecendo em 11 documentos; em seguida, os termos “Paciente” e “Posologia” foram observados em 10 e 9 documentos, respectivamente. A realização deste estudo permitiu a perspectiva de novas oportunidades de pesquisa acerca do caso estudado sob quatro aspectos: a possibilidade de melhoria do processo de manipulação do setor analisado; o estudo acerca do uso e definição dos termos padronizados; a aplicação da estruturação de um banco de dados, a partir das informações coletadas neste estudo; e, por fim, a construção, validação e aplicação de um sistema de informação para o setor. Conclui-se que o estudo atendeu ao objetivo de analisar o fluxo de informações do Setor de Manipulação, culminando com os termos padronizados como proposta para unificar e padronizar as informações. Demonstra-se a importância do trabalho, gerando ao setor a oportunidade de simplificar seus processos internos, de modo a evitar etapas desnecessárias, retrabalhos e transcrições, visando a qualidade no serviço, a melhoria contínua e a segurança ao paciente, propondo-se o desenvolvimento de um sistema informatizado em conjunto com especialistas da tecnologia da informação.

Palavras-chave: Gestão da Informação em Saúde; Serviço de Farmácia Hospitalar; Estudo de Caso Único.

Proposal of standardized terms for the compounding pharmacy of a public, tertiary, and large hospital: a case study

ABSTRACT

The information becomes a fundamental part of understanding the environment in which one is inserted. In the field of health, it is essential to manage processes and decision-making that imply quality and patient safety. This work was justified by the need to optimize the flow of information related to prescriptions and compounded drugs in the manipulation sector. The main objective of this study was to analyse the flow of information and propose the standardization of information for the Manipulation Sector of a large, tertiary and public Hospital. This work is configured as a case study whose analysed location was the Manipulation Sector of the Pharmacotechnical Unit. For the development of the research, the following steps were carried out: design of the manipulation process through the elaboration of a flowchart performed by the Visio software; the collection of information involved in the manipulation sector processes through the header fields of electronic spreadsheets, label files and electronic prescriptions, collecting a total of 29 different types of files from internal and external sources to the sector; the elaboration of standardized terms, carried out from the grouping of similarity of information; tabulating information using the Google Sheets Pivot Table tool. The results obtained were: the verification of the complexity of the sources of information collected and the amount of manual and transcription steps evidenced in the flowchart; the result of 88 standardized terms and 580 fields, of which the terms “Use Mode”, “Dosage”, “Expiration Date” and “Patient”, with 31, 30, 25 and 23 values, respectively, were the most recurrent ; that the analysis of the correlation matrix showed that the file source “Manipulation Order” contained 310 fields, followed by the file source “Drug Label Repository” with 88 fields and that among the standardized terms, the term “Drug ” obtained the highest relationship between the spreadsheets in the sector, appearing in 11 documents; then the terms “Patient” and “Dosage” were observed in 10 and 9 documents, respectively. The accomplishment of this study allowed the perspective of new research opportunities about the case studied in four aspects: the possibility of improving the manipulation process of the analysed sector; the study about the use and definition of standardized terms; the application of the structuring of a database, from the information collected in this study; and, finally, the construction, validation and application of an information system for the sector. It is concluded that the study met the objective of analysing the flow of information in the Manipulation Sector, culminating in the standardized terms as a proposal to unify and standardize the information. The importance of work is demonstrated, giving the sector the opportunity to simplify its internal processes, in order to avoid unnecessary steps, reworks and transcriptions, aiming at service quality, continuous improvement and patient safety, proposing the development of a computerized system in conjunction with information technology specialists.

Keywords: Health Information Management; Hospital Pharmacy Service; Single-Case Studies.