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REVISTA DE ADMINISTRAÇÃO EM SAÚDE
COMO ESTABELECER PRIORIDADES
Aprenda como aplicar a matriz de prioridades no seu dia a dia
Toda organização precisa estabelecer objetivos de acordo com os planos do negócio e propor processos que viabilizem essas conquistas, a curto, médio e longo prazo. Pensando na complexidade do atual contexto econômico mundial, o gerenciamento dessas estratégias e a forma com que os investimentos são realizados nos diversos processos de negócio devem ser feitos com muita prudência. Ou seja, as decisões precisam ser baseadas em critérios técnicos que otimizem os recursos empregados, sejam eles humanos, financeiros ou tecnológicos. Para conseguir identificar o que deve ser priorizado existe uma ferramenta prática e eficaz que pode auxiliar a sua empresa na gestão de ações para melhorias organizacionais: a matriz de prioridades. Quer conhecer um pouco mais sobre essa metodologia e saber como aplicá-la no dia a dia da sua organização?

O que é a matriz de prioridades?
Também conhecida como matriz de priorização ou matriz GUT, a matriz de prioridades nada mais é do que um método prático para definir quais processos demandam mais atenção dentro das estratégias da organização. Ela auxilia o gestor para a tomada de decisões e para soluções de problemas relacionados à gestão de projetos, principalmente. A partir de critérios previamente definidos, é possível fazer uma análise objetiva e estipular quais processos devem ser implantados e, ainda, quais deles precisam ser priorizados. Como foi dito considerando a constante necessidade de otimização de tempo e recursos, as empresas precisam sempre identificar projetos, processos e iniciativas que são relevantes para o negócio e priorizá-los. Existem diferentes matrizes de prioridades e cada uma utiliza critérios específicos para definir o que é, de fato, prioritário. Os critérios utilizados dependem do contexto da organização e dos objetivos do negócio.

Como aplicar a matriz de prioridades no dia a dia da sua empresa?
Como mencionado, toda organização, ao desenvolver um planejamento estratégico, identifica os objetivos específicos e, a partir deles, propõe iniciativas ou processos que deverão ser colocados em prática. Em poucas palavras, o que a matriz de prioridades faz é estipular quais dessas iniciativas ou processos devem ser acionados primeiro.
Vale ressaltar que, para que essa análise seja executada de forma criteriosa, ela precisa ser conduzida de maneira imparcial e objetiva, sem que determinados temas ou projetos tenham preferência baseada em subjetividades. A matriz de prioridades deve considerar alguns fatores que servirão de base para definir quais processos serão elencados. São eles:
• benefícios para a empresa;
• satisfação de todos os stakeholders envolvidos;
• impactos nos clientes;
• resultados financeiros;
• influência na qualidade do produto.

Confira, a seguir, os elementos fundamentais para a estruturação da matriz.
Lista dos problemas
A partir dos problemas encontrados, a organização deve estipular os processos que devem ser estabelecidos como soluções. Esses processos devem vir da cadeia de valor, ou seja, aquilo que agrega valor à organização. Vale ressaltar que essa cadeia de valor pode ser constituída por processos primários, de suporte e, claro, gerenciais. A ideia aqui é ter como resultado final uma classificação dessa lista de processos.
Critérios de avaliação
Os critérios podem variar de organização para organização, já que eles traduzem temas importantes para o negócio. Mas, basicamente, pensando na matriz GUT, tem-se:
Gravidade
Indica a intensidade ou profundidade dos prejuízos que o problema pode causar se o processo definido para solucioná-lo não for colocado em prática.
Urgência
Refere-se ao tempo para que esses prejuízos venham à tona caso a organização não atue sobre ele.
Tendência
Quais serão os desdobramentos do problema em questão para a organização caso o processo indicado não seja executado.
Ponderação dos critérios
Definidos os problemas, os processos que devem ser executados para solucioná-los e os critérios que serão utilizados, é o momento de estipular uma nota de importância para cada um. O ideal é trabalhar em uma escala de 1 a 5 para cada critério – 5 sendo o mais importante e 1 o de menor relevância.
Como se pode ver, a ideia do modelo de priorização é orientar a organização quanto à relevância de cada um dos processos definidos na estratégia. Vale ressaltar que, para obterem-se os melhores resultados na matriz de prioridades, é essencial definir critérios, que sejam relevantes em relação aos problemas apresentados e possam ser relacionados em uma escala de medida.
Quais os benefícios dessa metodologia?
A matriz de prioridades possibilita uma análise qualitativa e quantitativa das informações para a definição das prioridades do negócio, para que, a partir disso, a organização possa esboçar ações preventivas ou corretivas visando a reduzir ou eliminar os problemas constatados. Dessa forma, é possível identificar qual é o nível de impacto desses processos sobre os stakeholders e clientes, além dos possíveis danos ao negócio. Ou seja, a principal finalidade é dar mais eficiência aos processos e possibilitar o planejamento de estratégias e soluções de problemas que, se não forem resolvidos, podem ocasionar prejuízos ao negócio. Além disso, outros benefícios podem ser conquistados, como:
• alocação adequada dos recursos, de acordo com as necessidades mais urgentes do negócio;
• implementação mais facilitada dos processos;
• planejamento adequado de atividades que demandam execução em determinado período de tempo.
A matriz de prioridades também pode ser usada no planejamento estratégico, já que contribui para a definição de ações que devem ser executadas para assegurar o cumprimento de metas, o que está diretamente ligado ao sucesso no uso do orçamento empresarial também.
Como se pôde ver, apesar de ser bem simples de utilizar, a matriz de prioridades é extremamente eficaz para que as tomadas de decisão sejam mais precisas. A organização tem a ganhar em eficácia, em produtividade e na melhor utilização dos recursos.
Lembre-se que é muito importante que todos os envolvidos nos processos elencados estejam alinhados com a metodologia aplicada na confecção da matriz de prioridades e, sobretudo, consigam interpretá-la de forma objetiva. Esse alinhamento vai garantir resultados mais confiáveis. Desta forma, ela pode ser adotada como uma das ferramentas de qualidade da organização e ser uma aliada de todos na busca pela melhoria na tomada de decisões em todos os setores do negócio.
Fonte:- FNQ
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