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COMO ESTRUTURAR PROCESSOS NA SUA ORGANIZAÇÃO
O que considerar para fazer a estruturação de processos de sua organização
Com o objetivo de oferecer produtos ou serviços com qualidade exemplar para os clientes, qualquer organização precisa desenvolver a estruturação de processos internos da melhor maneira possível. Afinal, é dessa forma que pode trabalhar em maneiras eficientes para atender à demanda e, é claro, desenvolver a melhoria contínua na empresa. Estruturar os processos não é uma tarefa fácil, no entanto, a estruturação precisa ser realizada com toda a atenção. Afinal, depois de efetuadas as etapas iniciais, tudo o que o gestor precisa fazer é monitorar os resultados e identificar gargalos de produção, para eventualmente trabalhar em melhorias internas.

1. Entender o que é estruturação de processos
Em primeiro lugar, vamos explorar um pouco o conceito do que estudaremos hoje. É preciso entender os processos como um conjunto de atividades que são inter-relacionadas e que têm como objetivo a transformação de insumos (entradas) em produtos (saídas).
Estamos falando de atividades realizadas em uma sequência determinada, para que o resultado final seja aquele esperado pela organização. É assim que é possível atender às expectativas de todos os públicos da organização, como os clientes, fornecedores e os próprios colaboradores, por exemplo. Quando se fala na estruturação de processos, se está referindo à forma como eles serão “desenhados” na organização. É uma forma de estabelecer padrões de qualidade e de desempenho, que devem ser atendidos para que a empresa mantenha o nível de competitividade desejado
.
2. Saber como estruturar os processos
Entender os passos para estruturar os processos em uma organização é fundamental para que se desenvolva melhor essa tarefa. Afinal, ao seguir um pensamento lógico e esquematizado, é possível edificar tudo com uma base sólida e coerente, o que é fundamental para reduzir a ocorrência de erros e falhas. De maneira geral, são 6 as etapas para trabalhar na estruturação de processos. Ver abaixo cada um dos passos que podem ser seguidos:
• estruturar a cadeia de valor com os processos da empresa;
• definir os donos ou responsáveis pelos macroprocessos e processos;
• estabelecer uma metodologia para estruturar os processos;
• definir os processos críticos ou prioritários;
• aplicar a metodologia nos processos críticos;
• aplicar a metodologia nos demais processos da cadeia de valor.
Como foi visto no começo deste texto, todos esses passos podem ser detalhados, de preferência, antes da organização começar a funcionar. A estruturação deve ser um dos pilares para que ela consiga atender à sua missão, faça as entregas para a sociedade e mantenha-se competitiva.

3. Desenvolver processos mais eficientes e eficazes
A estruturação de processos tem como principal objetivo otimizar o desempenho da organização de acordo com padrões de eficiência e eficácia. Processos eficazes são aqueles que entregam e o que é solicitado. Processos eficientes utilizam bem os recursos planejados para alcançar a eficácia. A pergunta que resta é: como fazer para atingir esses padrões? Algumas soluções podem ajudar neste sentido.
3.1 Defina indicadores de desempenho
Em primeiro lugar, é preciso definir indicadores de desempenho relacionados ao tipo de processo que está sendo analisado na organização. Esses indicadores vão variar bastante de acordo com o setor e o tipo de processo. No entanto, precisam ser estabelecidos para que se acompanhe tudo com critérios objetivos.
3.2 Estabelecer cultura de aprimoramento
Outro ponto que requer atenção é o desenvolvimento de uma cultura organizacional voltada para o aprimoramento. A ideia é que os profissionais dos diversos setores estejam conscientes e envolvidos com a melhoria contínua do negócio. Treinamentos, campanhas institucionais e, principalmente, a comunicação são elementos indispensáveis nesse sentido.
3.3 Trabalhe no monitoramento constante
Outra dica indispensável é trabalhar no monitoramento constante dos processos da organização. Esse comprometimento deve ocorrer principalmente em nível gerencial e com a utilização dos indicadores de desempenho, já mencionados.

4. Conhecer os benefícios da estruturação de processos
Como deve imaginar, são inúmeros os benefícios de uma correta estruturação de processos em um negócio. Se desenvolver essa tarefa da melhor forma possível, se perceberá mudanças radicais na organização. A seguir são apresentadas algumas delas algumas delas.
4.1 Desenvolvimento adequado de produtos
Em primeiro lugar, quando os processos são bem estruturados, é possível perceber que o desenvolvimento dos produtos ou serviços ocorrerá de maneira mais eficaz e eficiente. Perdas, erros, gargalos de produção, custos excessivos, enfim, todos esses problemas são mitigados.
4.2 Melhoria nos resultados
A estruturação de processos permite o desenvolvimento de uma organização muito mais focada em seus objetivos, agindo de maneira otimizada para atender seus interesses. No final, se percebe melhoria significativa no atingimento dos resultados.
4.3 Reforço no atendimento
O atendimento deve ser uma prioridade em qualquer organização, principalmente quando se consideram que o cliente está cada vez mais exigente. Com processos alinhados, é possível suprir as demandas da melhor maneira possível, o que é fundamental para oferecer um atendimento de qualidade.
4.4 Satisfação de todos os públicos
Partes interessadas serão devidamente atendidas e, com isso, a organização consegue satisfazer todos os seus públicos.
Em resumo, para realizar a estruturação de processos, é preciso que o gestor destine toda a sua atenção e trabalhe em um processo de melhoria contínua. Além disso, deve-se identificar e incorporar nos processos as boas práticas existentes no mercado.
Fonte:- Ricardo Motta para a FNQ
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